1. Rekisterinpitäjä, Y-tunnus ja yhteystiedot
Mentorica, 2269421-8
Jussinkatu 24 C, 33420 Tampere
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa ja yhteystiedot
Tuija Widén, info(at)mentorica.fi, p 044 3442333
3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluja.
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen, muuhun oikeutettuun perusteeseen tai rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimus- tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sekä yhteydenpitoon rekisteröidyn ja muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon kanssa, uutiskirjeiden lähettämiseen, tiedottamiseen, tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä markkina-analyysien tekemiseen ja toiminnan kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, tiedot asiakkaan tilaamista tuotteista ja palveluista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit, aineistot ja (kuten dokumentit, valokuvat ja videot), suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet.
Verkkopalveluiden käytöstä voidaan kerätä teknisesti tietoa, kuten IP-osoite, sijaintivaltio tai -kaupunki, käytetyt verkkopalvelut, käytetyn laitteen ja käyttöjärjestelmän tiedot, selaintyyppi, sekä ulkoiset sivustot, joista käyttäjä on saapunut tai joihin käyttäjä siirtyy rekisterinpitäjän verkkopalvelusta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn verkko- ja sähköisten palvelujen käytöstä teknisesti, kolmansien tahojen tarjoamista analyysipalveluista kuten BM Science Oy tai Google Analytics, julkisista tietolähteistä tai julkisten yhteystietojen palveluntarjoajilta.
Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita. Kaikki Mentorican alihankkijat ja yhteistyökumppanit noudattavat EU:n GDPR-tietosuoja-asetusta ja muun lainsäädännön asettamia vaatimuksia.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuoliselle. Luovuttaminen on kuitenkin mahdollista perusteltua käyttötarkoitusta varten.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta, muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikki henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
MANUAALINEN AINEISTO
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään, kun se on saatettu sähköiseen muotoon tai sitä ei enää tarvita.
SÄHKÖINEN AINEISTO
Sähköinen aineisto säilytetään asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tietokoneella tai tallenteella taikka asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisella palvelimella tai palvelussa.
Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Luottamuksellisten tietojen, kuten pankki- ja luottokorttitietojen keräämisessä ja siirtämisessä käytetään SSL-suojattua yhteyttä.
Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioitujen tietojen palauttamismahdollisuus testataan.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa.
Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista.
Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi toiselle palveluntarjoajalle.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.
Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
Tämä tietosuojaseloste korvaa aikaisemman rekisteriselosteen.